Online documenten beheren waarop letten?

Tegenwoordig is het online beschikbaar hebben van documenten niet meer zo moeilijk. Het online beheren van documenten kan wel een grote uitdaging vormen.Zonder goede structuur in je documenten kun je gemakkelijk het overzicht verliezen. Gelukkig zijn er systemen die het heel overzichtelijk voor je maken. Maar wat voor een systeem kies je dan? En waar moet je op letten? Dat lees je in dit artikel.

Gebruik een overzichtelijk platform

Om ervoor te zorgen dat je documenten goed op orde zijn, is het belangrijk om te kiezen voor een platform dat documentbeheer overzichtelijk maakt. Een van die tools is te verkrijgen via www.prostream.app/. Met dit platform is het beheren van je documenten heel makkelijk. Zo vind je zonder lang te hoeven zoeken al je documenten weer terug. Dat is makkelijk als je ze net even nodig hebt om iets door te lezen, of wanneer je documenten met iemand anders moet delen.

Tip van Huislijn: Efficiënt online documentenbeheer bij verhuizing
Bij het verhuizen of kopen van een woning komt er veel papierwerk kijken: van koopovereenkomst tot offertes voor verbouwingen. Een goed documentbeheersysteem helpt je om deze documenten netjes en veilig te organiseren, zodat je alles bij de hand hebt op het moment dat je het nodig hebt. Bij Huislijn.nl denken we graag met je mee over alles wat komt kijken bij het kopen of huren van een woning en bieden we inspirerende tips voor jouw woonprojecten. Zo blijf je niet alleen georganiseerd, maar haal je het meeste uit je nieuwe woonplek!

Toegangsbeheer instellen

Bij het kiezen van een documentsysteem, is het ook belangrijk om na te denken of je alleen gaat werken in het systeem of met meerdere mensen. Als je namelijk wilt dat je er met meerdere mensen in kan werken, is het ook een goed idee om te kijken of er toegangbeheer mogelijk is. Zodat jij bepaalt wie welke documenten kan inzien en welke niet. Zo zorg je ervoor dat informatie die niet voor iemand geschikt is, ook niet door die persoon gezien of aangepast kan worden. Dat is goed voor de privacy. Met een systeem zoals een dms kun je eenvoudig rollen toewijzen. Dit geeft iedereen de juiste rechten om hun werk goed te doen, zonder dat je je zorgen hoeft te maken over de veiligheid van je documenten.

Houd je bestanden up-to-date

Om ervoor te zorgen dat je snel en makkelijk bij de juiste documenten kunt, is het een goed idee om regelmatig je bestanden op te schonen. Mocht je kiezen voor een document management tool, dan is het mogelijk om er één te kiezen met automatisch versiebeheer. Zo weet je zeker dat je altijd met de juiste versie van een bestand werkt. De oudere versies blijven wel altijd beschikbaar. Zo hoef je niet handmatig door jouw bestanden heen te gaan om die op te schonen en oude versies te verwijderen.

Automatisering voor efficiënter beheer

Steeds meer systemen worden geleverd met de nodige automatisering. Dat is ook het geval bij documentbeheer. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch toewijzen van categorieën of labels. Daarnaast kunnen sommige systemen ook automatisch oude bestanden archiveren. Dat scheelt je een hoop tijd aan het opruimen van je documenten.

Om ervoor te zorgen dat jouw documenten altijd veilig en privé blijven, is het belangrijk om niet alleen te letten op de beveiliging van het documentensysteem zelf, maar ook op de algehele veiligheid van je internetverbinding. Door gebruik te maken van een VPN creëer je een extra beschermingslaag tegen ongewenste toegang tot je gegevens. Lees meer over hoe een VPN bijdraagt aan een veilige internetomgeving en jouw documenten beschermt in ons artikel over veilige internetverbindingen via VPN.

Maak back-ups

Ook is het natuurlijk belangrijk om back-ups te hebben van je online documenten. Daarom is het goed om ook te kijken of het systeem automatisch backups van je documenten maakt, of dat het überhaupt mogelijk is om back-ups te maken. Zo loop je niet het risico dat je bestanden kwijt raakt door bijvoorbeeld een technische fout of als je per ongeluk een document hebt verwijderd.