Uw privacy en de makelaar

Op 25 mei a.s. gaat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in. Deze wetgeving scherpt de huidige privacywetgeving verder. In de praktijk voldoen veel bedrijven, helaas ook de makelaar, niet altijd volledig aan de regelgeving. Een goede reden voor hen om nu alles in een keer goed te doen. Wat zijn de belangrijkste zaken?

Privacy by default

Dit betekent dat de makelaar uw recht op privacy maximaal moet respecteren. Als u bijvoorbeeld recent een woning heeft bekeken bij de makelaar, is het niet raar als hij u kort daarna benaderd  voor een nieuwe vergelijkbare koopwoning. De kans is immers zeer groot, dat u daarin geïnteresseerd bent. Dit is zogenoemd ‘rechtvaardig belang’ om u opnieuw te benaderen.

De makelaar mag u echter niet bestoken met niet relevant aanbod en/of andere reclame bijvoorbeeld voor hypotheken. Zeker niet als u al enige tijd geen contact meer heeft gehad met de makelaar. Dat mag alleen als u daar expliciet toestemming voor heeft gegeven. De makelaar moet daarbij aantoonbaar kunnen maken wanneer hij dat aan u heeft gevraagd, wat hij heeft gevraagd en dat u akkoord bent gegaan. Bovendien heeft u ten alle tijden het recht om deze toestemming weer in te trekken.

Identificeren klant

In het kader van de WWFT (Wet ter voorkoming van Witwassen en financiering van Terrorisme) is de makelaar verplicht om uw identiteit vast te stellen. Dit geldt zowel voor de verkopende als de aankopende makelaar. In de praktijk betekent dit meestal dat er kopieën van identiteitsbewijzen worden gemaakt. Dit is echter niet wenselijk omdat daar heel eenvoudig identiteitsfraude mee kan worden gepleegd als deze gegevens in onbevoegde handen vallen. U moet hier dan ook niet aan meewerken. De makelaar kan prima volstaan door het vastleggen van het legitimatienummer van uw identiteitsbewijs (niet het BSN-nummer), uw geboortedatum en de datum van uitgifte. Een alternatief is een app van de overheid die automatisch uw BSN-nummer en foto onherkenbaar maakt.

Bewaartermijnen

De AVG schrijft voor dat bedrijven privacygevoelige zaken niet langer mogen bewaren dan noodzakelijk. U heeft onder de AVG ook altijd het recht om op te vragen welke gegevens de makelaar van u in zijn dossier heeft. Ook heeft u het recht om te eisen dat uw gegevens worden verwijderd.

Dit stelt ook vragen aan hoe zij uw gegevens hebben opgeslagen. Kan iedereen op het kantoor bij de dossiers en zijn uw gegevens sowieso (zowel in de computer als in de kast) afgeschermd voor onbevoegden?

Makelaars hebben vaak veel meer gegevens over u in hun dossier dan u op voorhand bedenkt. Denk aan persoonlijke omstandigheden die de makelaar normaal gesproken nodig heeft voor de transactie (denk aan opmerkingen inzake scheiding, faillissement of overlijden). Deze gegevens zijn na afloop van de transactie natuurlijk niet meer relevant en kunnen best verwijderd worden. In principe behoort de makelaar een procedure te hebben om deze gegevens na afloop van de opdracht te verwijderen. In de praktijk zullen echter nog lang niet alle kantoren dit (nu) goed hebben ingeregeld.

Recht om vergeten te worden

U heeft vanaf 25 mei het recht om te eisen dat de makelaar ook daadwerkelijk alle gegevens wist. Hoewel, alle gegevens? Nee. Dat ook weer niet. De wet schrijft de makelaar ook voor om bepaalde gegevens een minimale periode te bewaren. Deze wetten gaan weer voor op de privacywet.

Zo moet de opdrachtbevestiging minimaal 7 jaar worden bewaard i.v.m. de fiscale regelgeving. Ook in het kader van de WWFT is de makelaar verplicht bepaalde gegevens (zie ook identificeren klant) te bewaren. Tot soms wel 10 jaar. Maar van vrijwel al het andere kunt u eisen dat deze verwijderd worden.

Goed geregeld!

Bij VastgoedPRO hebben we voor alle aangesloten kantoren een tool beschikbaar gesteld die hen helpt middels video’s, checklists en formulieren om aan deze bewustwording te werken en het bedrijf AVG proof te maken. Zij zijn er zeker klaar voor op 25 mei en zien de wet niet als overhead, maar juist een goede aanleiding om hun dienstverlening nog verder te verbeteren en nog beter klantgericht te werken.

Werkt u met een niet VastgoedPRO makelaar? Zeker als dit een makelaar is die nergens bij aangesloten is. Vraag hem, of haar dan hoe ze hun bedrijfsvoering hebben ingericht om hier mee om te gaan. In deze digitale tijd is uw privacy belangrijker dan ooit.