Kantoor inrichten? Tips voor optimale productiviteit en ergonomie

Ga je verhuizen naar een nieuw kantoor, of wil je de huidige werkplek een make-over geven? Denk dan verder dan enkel nieuwe tafels en stoelen. Met een slimme indeling wordt werken namelijk een stuk comfortabeler én gezonder, waardoor de productiviteit omhoog gaat. 

“Dat lang stilzitten ongezond is, weet vrijwel iedereen”, zegt Bart Massa van Van Garderen Kantoormeubelen. “Maar de kennis over hoe je dat doorbreekt, ontbreekt vaak.” Volgens recent onderzoek dat het bedrijf heeft gepubliceerd, weet bijna de helft van de werkenden niet hoe vaak je moet afwisselen tussen zittend en staand werken. Een handige richtlijn is om ongeveer elk half uur even op te staan of rond te lopen. 

Maar wie de hele dag achter een bureau werkt, vergeet dat gemakkelijk. De inrichting van het kantoor kan daarbij helpen. Niet door overal bewegingsapparaten neer te zetten, maar door werkplekken, overlegruimtes en looproutes zo in te delen dat het gemakkelijk wordt om af te wisselen. Zo stimuleer je medewerkers om gedurende de dag vaker op te staan, te lopen en van werkhouding te wisselen.

1. Denk in zones, niet in rijen bureaus

Een kantoor met alleen rijen bureaus nodigt uit om de hele dag op dezelfde plek te blijven zitten, zeker als iedereen zijn of haar eigen bureau heeft. Deel de ruimte daarom op in zones, elk met een eigen functie:

• Focusplekken voor geconcentreerd werk, bij voorkeur met zit-sta-bureaus met enige afstand tot veelgebruikte looproutes
• Overlegplekken in de open ruimte, waar je gemakkelijk even bij een collega aanschuift of samen naar een scherm kijkt.
• Belplekken en belcellen voor telefoongesprekken en online meetings, bij voorkeur met geluiddempende schermen eromheen.
• Een pauzeplek buiten de directe werkruimte, zodat je tijdens de pauze ook echt even weg bent van je werkplek.

Wie voor een overleg naar een andere plek loopt of juist even ergens anders gaat zitten om geconcentreerd te werken, heeft automatisch ook even de benen gestrekt.

Dat betekent heus niet dat iedereen voortdurend van plek moet wisselen. Voor iemand die uren achter elkaar geconcentreerd moet werken, kan dat juist storend zijn. Zorg daarom ook voor voldoende vaste of rustige werkplekken, zodat werknemers voldoende opties hebben, maar wel zelf kunnen kiezen. 

2. Maak ruimte voor dynamisch overleggen

Niet elk overleg hoeft plaats te vinden in een vergaderzaal met een lange tafel en tien stoelen. Veel gesprekken zijn juist relatief kort, spontaan en met slechts twee of drie mensen tegelijk. Daar hoef je geen aparte zaal voor te reserveren.

Richt daarom ook in de open ruimte plekken in waar je gemakkelijk even kunt overleggen. Denk aan een statafel of hoge tafel met barkrukken, een loungehoek voor een informeel gesprek zonder laptop en een mobiel whiteboard dat je er gemakkelijk bij rijdt als je samen iets wilt uitwerken.

Een dagstart of stand-upoverleg kun je prima staand houden. Dat helpt ook om het gesprek kort en gericht te houden. Voor een langdurige bespreking waarbij mensen aantekeningen maken of documenten moeten bekijken, zijn comfortabele zitplaatsen natuurlijk beter.

Kies indien mogelijk voor meubilair dat je makkelijk verplaatst, zoals tafels en schermen op wielen. Vooral in kleinere kantoren is dat handig. Dezelfde ruimte kan ’s ochtends worden gebruikt voor een teamoverleg en ’s middags weer als gewone werkplek.

3. Houd rekening met de akoestiek

Akoestiek wordt bij het inrichten van een kantoor nog weleens onderschat. Zeker wanneer meerdere collega’s tegelijk aan het telefoneren zijn, merk je hoe belangrijk een rustige werkplek is.

Een groot deel van de werkdag bestaat tegenwoordig uit online meetings via Teams of Zoom. Daar komt sinds kort ook spraakherkenning bij: steeds meer mensen gebruiken spraak om mails te dicteren, opdrachten aan AI-tools te geven of met een AI-assistent te praten.

Dat constante geluid betekent dat de akoestiek in orde moet zijn. In een galmend kantoor ben je tijdens een videogesprek meestal niet goed verstaanbaar, en achtergrondgesprekken kunnen zelfs de spraakherkenning verstoren. Wie juist geconcentreerd, in stilte probeert te werken terwijl collega’s voortdurend aan het bellen zijn, is een stuk minder productief.

De akoestiek verbeteren kan op verschillende manieren:

• Belcellen zijn ideaal als afgesloten plek voor telefoongesprekken, online meetings en gesproken werk, en zijn heel flexibel in gebruik.
• Akoestische bureauschermen en scheidingswanden helpen geluid tussen werkplekken te beperken.
• Zachte materialen zoals tapijt, gordijnen en gestoffeerd meubilair verminderen de galm doordat ze geluid absorberen.
• Planten maken de ruimte prettiger, maar zijn geen vervanging voor goede akoestische voorzieningen.
• Een slimme indeling voorkomt dat drukke overlegzones direct naast de focusplekken liggen.

Ook de vloer speelt een belangrijke rol in de akoestiek. Harde vloeren kunnen het geluid van voetstappen en schuivende stoelen versterken en zelfs hoorbaar maken in naastgelegen ruimtes. Een vloer voor een werkruimte moet daarom zowel praktisch zijn als akoestisch.

Begin bij de plekken waar het meest gepraat wordt. Een belcel heeft een sterker geluiddempend effect dan een scheidingswand. Kantoorinrichters zoals Van Garderen Kantoormeubelen hebben verschillende akoestische oplossingen in hun assortiment en kunnen adviseren welke voorzieningen bij de ruimte passen.

4. Leg bewust kleine looproutes aan

Het klinkt tegenstrijdig, maar zet niet alles binnen handbereik. Plaats de printer, de koffieautomaat en de archiefkasten bijvoorbeeld niet direct naast de bureaus. Elke keer als iemand deze nodig heeft, staat deze namelijk even op en is hij in beweging.

Zorg wel dat de routes logisch zijn en niet dwars door de focusplekken lopen. Een looproute langs de overlegzones kan juist goed werken. Daar wordt sowieso al actiever gecommuniceerd, waardoor er meer geluid en beweging is.

Onderschat ook kleine aanpassingen niet. Er is heus geen extra ruimte nodig om even naar een collega lopen in plaats van een bericht sturen, staand te telefoneren of een korte wandeling te maken tijdens de lunch. Stimuleer je werknemers dan ook om dat te doen.

5. Kies flexibel, ergonomisch meubilair

Met een zit-stabureau kun je gemakkelijk kiezen tussen zittend en staand werken. Met één druk op de knop verhoog of verlaag je het blad, zonder je werkplek te verlaten. Zo’n bureau is natuurlijk alleen zinvol als medewerkers het ook daadwerkelijk gebruiken. Informeer ze daarom goed over de voordelen van afwisselend werken, en leg ook uit dat de hele dag staan evenmin de bedoeling is.

Werk je met meerdere mensen dicht bij elkaar, bijvoorbeeld aan één project? Dan kunnen duo- en triobureaus een oplossing zijn. Dit is een opstelling met meerdere bureaus die met elkaar verbonden zijn. Let wel op voldoende bewegingsruimte tussen de bureaus, ook wanneer iemand zijn stoel naar achteren schuift.

Combineer de bureaus bij voorkeur met verstelbare stoelen. Bij het kiezen van een ergonomische bureaustoel zijn onder andere de zithoogte, rugsteun en instelmogelijkheden belangrijk. Een goede stoel ondersteunt het lichaam, maar neemt de noodzaak om regelmatig te bewegen niet weg.

Let bij de indeling bovendien op de ruimte rond elk bureau. Een elektrisch verstelbaar bureau moet ongehinderd omhoog en omlaag kunnen zonder dat het een ladekast raakt. De minimale hoogte kan voor een medewerker van 1,50 meter vrij laag zijn. Vergeet ook het kabelmanagement niet, zodat snoeren meebewegen en niet op spanning komen te staan wanneer het bureau omhoog gaat.

6. De juiste verlichting en het effect van groen

Een kantoor kan nog zo praktisch zijn ingericht, maar met slecht licht kun je niet prettig werken. Plaats bureaus daarom waar mogelijk in de buurt van ramen, maar zorg wel dat er geen hinderlijke spiegelingen op de beeldschermen ontstaan.

Zet bureaus bijvoorbeeld liever haaks op het raam dan met het scherm recht tegenover een raam. Met zonwering of raamfolie kun je fel licht breken en wat zachter maken. Vul het daglicht aan met goede verlichting voor de werkplek, zodat medewerkers ook op donkere dagen prettig kunnen werken.

Planten maken een kantoor gezellig en zijn bewezen goed voor de productiviteit. Een grote plant kan bovendien prima worden gebruikt om een werkzone visueel van een looproute te scheiden. Zet planten alleen niet zo neer dat doorgangen smaller worden of daglicht wordt geblokkeerd.

Voordat je meubels koopt: bepaal de indeling

Een veelgemaakte fout bij het inrichten van kantoren is meubels kopen voordat de indeling is bepaald. Begin daarom met een plattegrond. Bepaal hoeveel mensen er tegelijk werken, welke werkzaamheden ze uitvoeren en hoeveel behoefte er is aan overlegruimtes of ruimtes om te telefoneren.

Loop vervolgens eens in gedachten door de ruimte alsof het een gewone werkdag is. Kun je gemakkelijk van een bureau naar een overlegplek lopen? Zijn de belplekken logisch gesitueerd? En moet iemand die koffie gaat halen langs tien collega’s die geconcentreerd werken?

Bij een grotere herinrichting kan een 3D-ontwerp helpen om alles visueel te maken. Van Garderen Kantoormeubelen in Huizen biedt bijvoorbeeld een gratis 3D-ontwerp en interieuradvies aan als onderdeel van hun dienstverlening voor kantoorinrichting.

Een goed ingericht kantoor is zo ontworpen dat het mensen stimuleert om flexibel te werken en regelmatig te bewegen. Dit moet echter niet ten koste gaan van de concentratie. Een goede kantoorinrichting biedt een mooie balans tussen deze twee, zodat werken plezierig, comfortabel én efficiënt wordt.